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【開発事例】kintone連携による勤怠管理システム

制作事例
2024年7月4日

今回はkintoneとシステムを連携させた事例を紹介します。
お客様はExcelで勤怠・業務管理をされていたのですが、kintoneに移行することを検討されていました。全社員様のアカウントをkintoneで利用すると、月額料金がかなりの金額になってしまいます。例えば1,000名分のアカウントを利用する場合、月額858円×1,000名＝月額858,000円。もちろん、kintoneで他のアプリも管理されていますが、勤怠・業務管理だけでこの金額は少々高いですね。

さらにkintoneは2024年11月1日から値上げされることが決まっており、ライトコースであれば月額1,100円になってしまいます。そうなりますと月額1,100円×1,000名＝月額1,100,000円。なかなかお高いですね。。。これを、システム連携させることで、月額約20,000円の費用に抑えることができました。

1 ご依頼前の課題
2 システム導入後の効果
3 まとめ

ご依頼前の課題

・Excelで勤怠・業務管理をされており、毎月集計する必要がある
・業務ごとにExcelが分かれており、業務が煩雑になる
・社員ごとに入力内容に表記ゆれがある
・kintoneだけでアカウントを発行すると毎月のコストが高くなる

システム導入前は、勤怠・業務管理をExcelで行われていた為、データが属人化してしまっており、入力内容にも表記ゆれがありました。その為、集計にも時間がかかってしまうことが課題になっていました。

また、kintoneの導入を検討するうえで、月額料金も問題になりました。1,000名分のアカウントを利用する場合、月額858円×1,000名＝月額858,000円になってしまい、年間にすると10,296,000円になってしまい、現実的ではありません。

kintoneの連携サービスで「じぶんページ」や「kViewer」「FormBridge」などを利用することで、アカウントが多い場合にコストを削減することもできますが、それでもユーザー数が多くなるとそれなりに金額は上がってしまいます。

そこで、今回はそれらの料金などを比較し、今後の拡張性もふまえたうえで、細かくカスタマイズできるシステム連携をすることにしました。既存のkintoneと連携できるサービスは、コストも抑えられており便利なのですが、やはり細かいカスタマイズをすることが難しくなります。拡張性や料金面、メンテナンス性などを考慮したうえで、方向性を決めていきます。

システム導入後の効果

・システム化されたことで自動で集計ができ管理も楽になった
・システムにより、kintoneのマスタから項目を取得、さらに入力チェックもできるので、表記ゆれがなくなった
・請求書た見積書等の発行も自動で作成できるようになった
・社員のアカウントはシステム側で管理することでコスト削減
・構築したシステムから、Kintoneが提供するAPIを利用することで、既存のKintoneアプリとデータ連携できるようになった

システム導入後は、全社員がkintoneのアカウントを取得せずに、システム上でログインをして勤怠・業務管理ができるようになり、kintoneの月額のアカウント料金の問題は月30,000円程（システムの保守・管理費用、kintoneの最低月額料金）で抑えることが出来ました。

また、kintoneにマスタを設定しておき、システム側で情報を取得したり、フォームの内容をチェックすることで、表記ゆれもなくなり、全社員が同じフォーマットで入力できるようになったことで、データの属人化も解消されました。また、全てkintone上のアプリに反映されるので、集計の時間も必要ありません。

さらに、kintone上でもJavaScriptを利用して、他のAPIから情報を取得して表示させたり、カスタマイズして集計結果を表示したり、見やすくするといったこともおこないました。ノーコードでアプリを作成できるのは良いところですが、細かいカスタマイズをしようとするとコードを記述する必要があります。

今後、他のアプリを連携させたり、特定の時間になったら自動で処理をさせる、他のシステムやWebサイトと連動させるなど、kintoneだけでは実現できないようなことも、システム連携をすることで色々とカスタマイズできるようになります。