お問い合わせフォームのメリットと迷惑メール

• システム開発
• 2023年3月27日

ホームページを運営していて、迷惑メール（スパムメール）にお悩みではないでしょうか。
お客様にお問い合わせをしていただく際に、お問い合わせフォームではなくメールで受け付けていたり、お問い合わせ先としてメールアドレスを公開していると、ボットがメールアドレスを収集して、迷惑メールが送られてくるようになってしまいます。また「info@〇〇〇.com」や「information@〇〇〇.com」などの、よく使われるようなメールアドレスは、迷惑メールの送信先の標的にされやすくなるので注意が必要です。

他にも、お客様から欲しい情報が入力されていなかったり、メールを検索しても全てヒットしなかったり。。。　メールでお問い合わせを受け付けていると、このようなデメリットが発生します。また、会社としての信用力を上げる為にも、お問い合わせや資料請求などを受け付ける際には、入力情報を暗号化出来るお問い合わせフォームを使うようにしましょう。

お問い合わせフォームのメリット

お問い合わせはフォームで受け付けるようにすると、迷惑メールが送られにくくなるだけでなく、お客様に入力していただく情報を調整できたり、入力していただく情報を暗号化してお客様に安心していただいたりすることができます。このように、お問い合わせフォームを使うことのメリットとしては、以下のような内容が挙げられます。

・お客様に入力していただきたい情報を調整できる
・お客様を迷わせない
・入力情報を暗号化して、保護することが出来る
・入力情報の表記の揺れをなくすことが出来る
・管理画面や自動返信による業務の効率化
・迷惑メールを減らすことが出来る

 

お客様に入力していただきたい情報を調整できる

お客様がメールでお問い合わせを送信する方法だと、自由に入力出来てしまう為、欲しい情報を得られない可能性があります。お問い合わせフォームを設置することにより、「電話番号」や「住所」、「法人名」や「ご予算」など、入力していただきたい情報を確実に得ることが出来るようになります。

お客様を迷わせない

自由に入力できると、お客様は少なからず何を入力するか考えてしまいます。ホームぺージ上では、なるべくお客様には迷わせないようにすることが鉄則です。お問い合わせフォームを使うことで、入力していただく内容が明確になりますので、お問い合わせをスムーズにおこなっていただくことが出来るようになります。

入力情報を暗号化して、保護することが出来る

SSL化されたお問い合わせフォームで、お客様に情報を入力していただくことで、入力された情報を暗号化して送信することが出来るようになります。プライバシーポリシーに準拠させる為にも必要なことですし、お客さまにも安心して情報を入力していただけるようになり、企業としての印象も良くなります。

入力情報の表記の揺れをなくすことが出来る

お問い合わせフォームでは、項目の中から選択していただいたり、入力していただいた情報を、システムによりチェックをすることが出来るようになります。これにより、全角半角の統一や、送り仮名の統一など、表記の揺れをなくすことが出来るようになります。お問い合わせの情報をグラフ化したり、検索をする際に重要ですね。

管理画面や自動返信による業務の効率化

お問い合わせフォームを使うことで、お問い合わせの内容を管理画面で一括管理したり、自動返信のメールを送付することが出来ます。管理画面でお問い合わせ内容を管理することで、対応済なのか分かるようになりますし、履歴を残しておくことが出来るようになります。さらに顧客管理システムと連動させることで、お客様にしっかりと対応出来るようになります。

迷惑メールを減らすことが出来る

お問い合わせフォームを使うことで、ホームページ上にはメールアドレスが表示されなくなります。お問い合わせ先としてメールアドレスを公開していると、ボットがメールアドレスを収集して、迷惑メールが送られてくるようになってしまいます。

迷惑メールが大量に届いてしまうと、大切なお問い合わせのメールなどが、迷惑メールに埋もれてしまって見逃してしまったり、迷惑メールと一緒に削除してしまう恐れがあります。また、毎朝のメールの確認にも余計な時間を取られてしまうので、効率が悪いですよね。その為、ホームページには可能な限りお問い合わせフォームを設置することをお勧めします。

設定するメールアドレスの注意点

お問い合わせフォームを設置しても、ホームページを運営していると、毎日のように迷惑メールが届くようになります。
特に「info@〇〇〇.com」や「information@〇〇〇.com」、「admin@〇〇〇.com」や「master@〇〇〇.com」などの、よく使われるようなメールアドレスは、迷惑メールの送信先の標的にされやすくなります。その為、出来るだけ上記のようなメールアドレスは避けるようにしましょう。

他にも「ドメイン名登録情報」として代行サービスを利用していない場合、メールアドレスが公開されてしまう為、そのメールアドレスに対して迷惑メールが送られてくるようになります。「ドメイン名登録情報」として使うメールアドレスは、お問い合わせで使うメールアドレスとは分けて、専用のメールアドレスを使うようにしましょう。

最近の迷惑メールの内容

迷惑メールの内容は日々変わります。最近多い迷惑メールは以下のようなタイトルで送られてくるものが多いです。

・（Amazon）Amazon様からのギフト券がアカウントに登録されていません
・（Amazon）【重要なお知らせ】Amazonから情報を更新してください
・（Amazon）サービスご利用者様への大切なお知らせ
・（Amazon）Amazonプライムの自動更新設定を解除いたしました
・（えきねっと）【重要】会員情報変更および退会に関するお知らせ
・（三菱UFJ）＜緊急!MUFGカード 重要なお知らせ＞
・（三菱UFJ銀行）【三菱UFJ銀行】重要なお知らせ
・（三菱UFJニコス）【重要】NICOSカード本人確認のお知らせ
・（JAカード）＜緊急!MUFGカード 重要なお知らせ＞
・（三菱住友信託銀行）振込入金失敗のお知らせ
・（楽天カード）情報の有効期限が切れ、アカウントの使用が停止されました
・（セゾンカード）重要なお知らせ
・（イオン銀行）お取引目的等の確認のお願い
・（SMBC）三井住友カード緊急通知!
・（ヤマト運輸）＜重要・再送＞営業所にてお客様へのお荷物保管中
・（ETC利用照会サービス）【重要なお知らせ】解約予告のお知らせ
・（アメリカン・エキスプレス）【最終警告】アメリカン・エキスプレスからの緊急の連絡

 

どれも大手の会社で、有名な会社からのメールを装っています。迷惑メールは大量のメールをランダムに配信していることが多い為、利用している可能性が高く、迷惑メール（フィッシングメール）に引っかかる可能性が高くなるような会社が使われやすい傾向にあります。

また、内容も「アカウントが更新されない」「退会される」「本人確認しないとアカウント停止」「重要なお知らせ」「緊急」と不安を煽って手続きをさせる、または景品が当たったのですぐに手続きをしてください、というようなものばかりです。このような内容は、絶対にクリックせずに無視しましょう。

気になる場合は、メールに書かれているURLをクリックするのではなく、普段からお気に入りに登録してあるURLを使ったり、検索エンジンで検索して訪問したサイトからログインをして確認をしたり、会社にお問い合わせをするようにしましょう。迷惑メール（フィッシング）の注意点や見分ける方法などは、以下の記事で紹介しています。

>> 急増している「フィッシング」に注意！特にAmazonが多い傾向に

まとめ

このようにお問い合わせフォームを使うメリットはたくさんあります。弊社では、現在公開しているホームページにお問い合わせフォームや資料請求フォームだけを設置するようなこともおこなっておりますので、お気軽にご相談ください。

お問い合わせフォーム

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